Consejos prácticos

Tips para “hacer” prensa

publicación de prensa puede valer el triple o más que un espacio pagado de publicidad, según expertos.

Una publicación de prensa puede valer el triple o más que un espacio pagado de publicidad, según expertos.

En algún momento, debido a sus ocupaciones profesionales, empresariales, activismo, o servicio a la comunidad, es probable que deba buscar el apoyo de los medios de comunicación masiva. Pensando en ello, y con base en mi experiencia como periodista, aquí reproduzco algunos consejos a tener en cuenta a la hora de hablar con reporteros y cómo brindarles información, de manera que aumenten sus probabilidades de ser atendido e incidir en la opinión pública.

Dé a los reporteros algo nuevo o noticioso: Los hombres y mujeres de prensa siempre están en busca de historias que conmuevan a los lectores y que los medios para los que trabajan puedan “vender”.

Presente los hechos. Tenga en sus manos los datos y hechos claves. Esté preparado a proporcionar detalles. Utilice estadísticas  y opiniones que respalden lo que desea dar a conocer.

Enfoque su mensaje. Sin salirse del asunto de su interés, a la hora de ser entrevistado trate temas que a su juicio serán interesantes para “su público” o sea  las personas a las cuales usted desea dirigirse.

Hágalo fácil. Envíe al o la periodista documentos, datos y estadísticas que fundamenten lo que usted quiere transmitir.

No sobrecargue con información. Estime qué es lo que realmente necesitan.

Aclare sus dudas. Cuando lo llame un reportero, trate de averiguar todo lo que pueda sobre el artículo que él o ella están tratando de redactar, así como las horas y fechas límites que tienen para completar ese artículo. Usted debería tener una idea de los asuntos que podría tener que discutir. Si necesita tiempo para prepararse, hágaselo saber al reportero y asegúrese de no perder tiempo.

Respete las horas y fechas límites. El tiempo en el trabajo reporteril es lo más preciado. Trate de responder lo antes posible, una vez que organice sus ideas. Muchos reporteros deciden cómo van a enfocar su historia con el correr del día y esencialmente basan sus artículos en lo que surgió de las conversaciones primarias. Cuanto antes pueda comunicarse con el reportero en este proceso, usted tendrá mayor incidencia  en cómo será enfocado su artículo.

Manténganse “on the record”. Para dar credibilidad a lo que dice confirme que puede ser citado por nombre. Decirle a un periodista que está hablando en anonimato (“off the record”) puede dar lugar a variadas interpretaciones. A menos que usted pida lo contrario, asuma que todo lo que diga podría ser publicado y atribuido a usted, aún cuando crea que lo que dijo era “off the record.”

Sea honesto. Si usted no sabe la respuesta a una pregunta, no tenga miedo de decir: “No sé.” Si es posible, dígale al reportero que tratará de conseguir la respuesta, y luego le regresará la llamada lo antes posible. Nunca dé información errada o trate de engañar a un reportero. Tarde o temprano, aquellos que no dicen la verdad son descubiertos y serán descartados como fuentes de información.

Controle la entrevista. Mencione sus puntos claves y repítalos cuando pueda o sea necesario. Diga, por ejemplo, “Lo que la gente tiene que saber es…” o “Algo que debería de saber es…” Esté consciente de su posición. Nunca dé sus opiniones personales mientras habla como representante de un grupo u organización.

COMUNICACIÓN>RELACIONES PÚBLICAS>IMAGEN macAbal3 

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PUNTOS CLAVE PARA DIRIGIR UNA SESIÓN

Saber conducir una reunión puede hacer la diferencia entre avanzar en el logro de metas o estancarse en discusiones que no aportan a los objetivos de la organización.

consultoria-reunionLos siguientes son algunos consejos para llevar a buen término una reunión.

Tenga claro las metas de la sesión y de la organización. Un buen dirigente mantiene al grupo dentro de la orden del día aprobada y se asegura que todos participen en la discusión. Esto significa saber limitar lo que digan las personas dominantes y motivar a las personas tímidas a expresar sus opiniones.

Sea puntual. Una sesión con un grupo grande puede comenzar unos minutos tarde, si le toma tiempo a la gente encontrar asiento y acomodarse, pero una sesión menor, particularmente una sesión mensual, debe de comenzar a la hora establecida sin importar cuantos aún no han llegado. Esperar por los “atrasados” castiga a los puntuales y fomenta el hábito de empezar tarde.

Dé la bienvenida con entusiasmo. Diga cuanto agradece que hayan podido asistir, en lugar de quejarse de la gente que no ha llegado todavía.

Invite a los asistentes que se presenten. Ello, si aún no se conocen.

Lea la orden del día antes de comenzar el primer punto. Esto le ayuda a la gente a tener una idea de los diferentes puntos que se discutirán y en qué parte de la agenda está el tema que le interesa. De esa manera pocas personas tratarán  de alterar el orden de la agenda.

Pregunte si hay puntos que no están en agenda. Agréguelos al final de la lista y deje espacio al final para éstos.

Explique las reglas de la sesión. Algunos grupos trabajan por acuerdo general, otros por voto mayoritario. Defina al principio de la sesión cualquier regla específica que se espera los asistentes sigan.

Asegúrese que terminen las discusiones. La mayoría de grupos discuten las cosas más de lo necesario para llegar a una decisión, a menos que el dirigente de la sesión o alguien más del grupo resuma lo que la gente ha estado diciendo y pregunta si hay un acuerdo general. Por ejemplo, el dirigente puede decir: “Creo oír decir a la mayoría que debemos hablar primero con el alcalde acerca de éste asunto y Pedro dice que debemos hablar con los nuevos consejeros municipales primero. ¿Quieren hablar con el alcalde, con los nuevos consejeros o con los dos? Decidamos en los próximos cinco minutos ya que tenemos otros puntos pendientes qué tratar.”

Siga el orden de la agenda. La gente puede hablar de otros temas en medio de una discusión. Depende del dirigente decir: “Ese es un buen punto, pero enfoquémonos en el asunto que estamos tratando ahora.”

Evite discusiones largas de pequeños detalles. Busque que alguien se haga cargo de definir, por ejemplo, qué se servirá de comer en la próxima sesión.

Asegúrese que de la reunión resulte una acción específica. Es el papel del dirigente ayudar a la gente a tomar decisiones.

Obtenga compromisos. Escriba en el tablero los nombres de las personas que asumieron el compromiso de realizar una tarea. Esto permite lograr un compromiso público de parte de los voluntarios o designados.

Promueva la participación y proteja los derechos de la gente. Este es un papel clave del dirigente.

Sea flexible cuando sea necesario. Si surge un imprevisto, sugiera un descanso de algunos minutos para hablar del tema de manera informal. Utilice el tiempo para hablar con otros líderes del grupo y desarrollar un plan para ajustar la agenda basados en la nueva información.

Resuma la sesión y el seguimiento. Ejemplo: “Resumiendo: Hemos acordado reunirnos con el alcalde en su oficina, el miércoles, a las 9:00 am. Todos aquí se han comprometido estar presentes. Brenda escribirá la declaración a la prensa, Raúl la llevará al periódico y a la estación de radio,y Lisa y Roberto llamarán a nuestros miembros que no estén presentes esta noche para que nos acompañen el miércoles.”

Agradezca la asistencia antes que se termine la sesión. Dé las gracias a todos por trabajar juntos. Agradezca directamente a la persona que preparó algo para la sesión y los que se comprometieron con algo específico.

Concluya la sesión a la hora puntual o un poco antes. Si alguien desea quedarse más tarde para trabajar en algunos detalles, hágale saber al grupo que ellos están haciendo esto y el resto se puede ir. Si las sesiones de su grupo casi siempre terminan después de la hora, la gente se irá antes que la sesión termine.

Finalmente, seguimiento. Asegúrese que la persona que tomó notas distribuya el acta. Verifique si la gente está cumpliendo con los compromisos clave. Asegúrese que la próxima sesión no sea igual que la anterior. Pida a la gente a que prepare los puntos necesarios para avanzar el trabajo del grupo.

COMUNICACIÓN>RELACIONES PÚBLICAS>IMAGEN macAbal3 

Contacto: macabal09@yahoo.com 

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